ERP Implementatie: Voorbereiding

Het implementeren van ERP is een hels karwei en neemt vaak veel tijd in beslag. Hoe ziet zo een ERP implementatie er precies uit en hoe pakt u het goed aan?


Het traject is in te delen in zes verschillende fases. In een series artikelen stap voor stap door het traject worden gelopen. Hoewel deze zeker op volgorde staan, is er vaak overlap tussen opeenvolgende stappen. Het is ook mogelijk dat het nodig is om tijdelijk terug te keren naar een eerdere fase. Let wel: wij hebben het hier over de stappen die u moet nemen nadat u voor een ERP oplossing heeft gekozen. Dit artikel beschrijft de voorbereidende fase van een ERP implementatie. U heeft dan al veel werk achter de rug en hebt reeds definitief gekozen voor een ERP systeem. Overigens is het komen tot de juiste keuze een vak apart. Ook dit onderdeel komt op deze website uitgebreid aan bod.

 

Stap 1: Samenstellen van een project team

De eerste fase begint natuurlijk tijdens en direct na het salesproces dat u heeft gehad met ERP leveranciers. Als u al niet een project team heeft samengesteld (dat moet u eigenlijk doen vóór de productdemonstratie) doe dat dat nu. Een goed team en adequate planning zijn cruciale ingrediënten voor het slagen van een ERP implementatie.

Verzorg vergaderingen en documentatie waarin precies wordt vastgelegd welke zaken moeten worden geregeld en wie daar voor verantwoordelijk is. Het belangrijkste is hier het ontwerp van een zogenoemd “project plan”. Dat document zal de rode draad worden van het ERP implementatie traject.

Hoe vormt u een goed project team? U moet zich realiseren dat het implementeren van ERP niet enkel een aangelegenheid is van IT of management. In het project team moet ieder facet van de onderneming vertegenwoordigd zijn. Dus sales, inkoop, productie, accounting etc. Zij hebben de beste kennis van de huidige processen binnen hun afdeling en weten precies welke zaken er beter zouden moeten.
Het kiezen van een teamleider vereist speciale aandacht. De integratie van ERP zal niet bovenaan ieders prioriteiten lijstje staan. Het komt dus wel eens voor dat het niet lukt om de vereiste aandacht voor het project te krijgen. U lost dit op door een medewerker met hoge senioriteit en autoriteit aan te stellen. Zo worden tijdens het project de lijnen korter en zal het verkrijgen van samenwerking worden vergemakkelijkt.

Stap 2: Hou meetings om kennis te ontwikkelen

Nu een goed project team is gevormd kan de volgende stap beginnen. Plan een serie meetings. Tijdens deze meetings moeten gestructureerde discussies worden gevoerd om een beeld te krijgen van de eigen bedrijfsprocessen. Zaken waar u bijvoorbeeld achter probeert te komen zijn: Hoe werkt men nu? Hoe willen wij dat anders? Zijn er technische belemmeringen in dagelijkse werkzaamheden? Waar zijn deze dan? Etc.
Langzaam maar zeker wordt een correct en volledig beeld gevormd van de processen binnen de organisatie. Dit is een cruciale stap aan het begin van een ERP implementatie.

Stap 3: Identificeer en documenteer de resultaten uit stap 2

Nadat de discussies zijn afgerond is het belangrijk dat de resultaten niet ergens worden begraven tussen uw documenten. Deze interviews zijn cruciaal om de velden te identificeren waar het huidige systeem (als dat er al is) tekortschiet.
Op basis van deze bevindingen moeten gewenste oplossingen worden geformuleerd. Bedenk bijvoorbeeld het heen en weer gemail van Excel sheets voor projecten. U raakt zaken kwijt, weet niet meer welke versie u gebruikt etc. etc. Allemaal irritante inefficiënte zaken die beter kunnen worden geautomatiseerd.

Probeer ook gelijk verder na te denken over mogelijke problemen die zich voor zouden kunnen doen bij de ERP implementatie. Bijvoorbeeld dat belangrijke data momenteel ontbreekt, corrupt is of niet goed gestructureerd is. Dat is een probleem dat opgelost moet worden voor de “live date” van het systeem. Verder kunt u nadenken over problematische perioden waar geen technische problemen zich mogen voordoen. Wij halen nogmaals graag de case van Hersheys aan. Zij waren zo onverstandig om het nieuwe systeem in gebruik te nemen tijdens de drukste maand van het jaar. Toen er problemen ontstonden was de schade aan de omzet direct enorm.

Stap 4: Verwerkt de opgedane informatie in het project plan

Het project plan zal de rode draad zijn tijdens de implementatie van het ERP systeem. Het ontwikkelen van het plan begint vanaf het begin en zal in de volgende stappen worden ontwikkeld. Sommige van deze planningen zijn zeer gedetailleerd terwijl anderen juist de grote lijnen uitzetten. Hoewel wij het belang van zo een planning graag benadrukken, adviseren wij tegelijkertijd om te accepteren dat af en toe flexibiliteit geboden is. Hou niet dwangmatig vast aan een planning als door voortschrijdend inzicht belangrijke informatie bekend wordt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *