De top vijf fouten bij ERP selectie

In een ander artikel hebben wij al een aantal zaken besproken waar u op moet letten als u een ERP systeem wilt gaan implementeren. Een belangrijk onderdeel van dit proces is het selecteren van het juiste ERP systeem.

Zo een ERP selectie moet goed worden aangepakt. Er zijn honderden aanbieders op de markt die allemaal vinden dat nou net hún oplossing de meest ideale is. Dus hoe pakken wij een ERP selectie aan? Dit artikel gaat hier verder op in en geeft een overzicht van de vijf meest voorkomende fouten die bedrijven hierbij maken.

1. Niet nadenken over best-of-breed of geïntegreerde ERP

Een van de belangrijkste keuzes die u moet maken bij het selecteren van ERP is of u gaat voor een geïntegreerd ERP systeem of juist verschillende leveranciers kiest (de zogenaamde best-of-breed strategie). Bij een geïntegreerde ERP oplossing worden alle modules door dezelfde leverancier geregeld in één systeem. Bij een best-of-breed implementatie maakt u gebruik van meerdere leveranciers die specifieke onderdelen van het ERP systeem verzorgen. Het voordeel hiervan is dat u altijd de “beste van de beste” leverancier kan kiezen per module. Zo kunt u bijvoorbeeld (zoals Hershey’s ooit deed) kiezen voor een ERP van SAP, een CRM module van Siebel en een SCM systeem van Manugistics.

Kleine en middelgrote bedrijven met een beperkt budget en beperkte middelen kiezen bijna altijd voor een volledig geïntegreerd ERP systeem. Het is niet eenvoudig om verschillende verschillende leveranciers met elkaar samen te laten werken. De kosten en tijd van de implementatie zullen altijd hoger bij een best-of-breed integratie. U dient ook een uitgebreide kennis van uw bedrijfsprocessen en technische zaken (zoals database constructies) te hebben. Alle aparte systemen moeten in harmonie opereren zodat uw gegevens consistent en nauwkeurig blijven. De total cost of ownership (TCO) zijn vaak lager met een geïntegreerd ERP systeem. Het gebruik van aparte best-of-breed oplossingen verhogen niet alleen de implementatie- maar ook de licentiekosten.

Na het lezen van bovenstaande paragraaf lijkt het alsof het altijd onverstandig is om voor een best-of-breed oplossing te gaan. Dit is niet per se het geval. De eerste prioriteit moet altijd zijn om een ERP systeem te selecteren dat op de juiste manier uw bedrijfsprocessen kan ondersteunen. Als uw bedrijfsvoering complex is, of u zoekt naar zeer geavanceerde functionaliteiten dan is het mogelijk dat dit niet geleverd kan worden binnen een geïntegreerde ERP oplossing. Maar als deze complexiteit mee valt raden wij zeker aan om eerst te kijken naar een geïntegreerde ERP oplossing.

2. Het niet (h)erkennen van de uniekheid van uw bedrijf

Elke branche heeft behoefte aan specifieke functionaliteiten van een ERP systeem. Kies daarom altijd voor een leverancier die ervaring heeft binnen uw branche. Het is een veel voorkomende fout dat bedrijven een systeem willen afnemen bij een “bekende naam”. Als uw branche veel specifieke functionaliteiten vergt dan kan zo een “horizontale” oplossing veel maatwerk vergen voordat het goed aansluit bij uw bedrijfsprocessen. Programmeurs zijn nooit goedkoop en het aanpassen van zo een generiek systeem kan veel tijd en geld kosten. Let dus nooit op alleen de hoogte van de licentiekosten. Overigens hebben veel bekende ERP leveranciers (zoals Microsoft of SAP) uitstekende oplossingen voor specifieke branches. Beoordeel alle oplossingen op wat ze kunnen én op basis van de Total Cost of ownership.

Let er ook goed op dat het ERP systeem op kan schalen. U wilt niet in de situatie komen waarbij uw bedrijf het ERP systeem “ontgroeit”. Dit gaat niet alleen over het aantal gebruiker, maar ook over de functionaliteiten die een ERP systeem kan bieden.

U heeft een klein productiebedrijfje. De zaken gaan goed, maar u zit nog lang niet aan uw maximale productie. Modules voor optimale planning van uw productiecapaciteit is dan wellicht niet de moeite waard. Maar wat nu als dit de aankomende tijd verandert? Als er gewoon geen module is voor capaciteitsplanning dan heeft u een probleem. U kunt niet zo maar overstappen op een nieuw ERP systeem. Dat kost weer veel tijd en geld. Tegelijkertijd had zo een module uw bedrijf veel tijd en geld kunnen besparen. U heeft dan dus niet vooruit gedacht en komt nu in de problemen.

3. Altijd kiezen voor grote ERP-namen

Een van de meest voorkomende fouten bij het selecteren van een leverancier is het kiezen van een ERP-softwareleverancier die uw bedrijf niet kent. Te veel bedrijven denken dat ERP software met een “bekende naam” de grootste ROI zal opleveren. Het is echter vaak het geval dat bij zulke grote bedrijven branche-specifieke kennis ontbreekt. Voorkom dat u in de situatie komt waarbij u de leverancier moet uitleggen wat er allemaal nodig is. Het kiezen van een partner die al een diepgaande kennis van uw branche heeft zal helpen om sneller te implementeren, kosten effectiever te werken en meer waarde te creëren met specifieke functionaliteiten.

4.Niet genoeg aandacht geven aan de ERP-implementatie

Een veel voorkomend probleem bij ERP-software-implementatie is het ontbreken van een toegewijde Project Manager aan de kant van de klant. De meerderheid van de succesvolle implementaties vinden plaats u een project manager aanwijst die 80-90% van zijn tijd wijdt aan de uitvoering van het implementatieproject. U kunt hier meer over lezen in ons artikel ERP Implementatie deel 1. De rol van de Project Manager is om het proces te stroomlijnen en de zaken onder controle te houden. Onderschat niet hoe lastig dit is. De introductie van ERP verandert veel binnen een organisatie. Uiteindelijk zal het de productiviteit van uw werknemers verhogen, maar voor dat dit bereikt wordt zal er eerst een pijnlijk leerproces ondergaan. Er is een mooie quote die ik laatst tegenkwam die hier goed bij past.

“Many people want change but nobody wants to change.”

Reken dus op een interne weerstand. Zelfs áls mensen al bereid zijn om hun werkwijze te veranderen en graag meewerken dan komt het project niet snel hoog op de prioriteitenlijstjes. De financiële afdeling moet alles op orde houden, verkopers willen hun target halen, customer service agents willen klanten te woord staan etc. Zo is iedereen druk bezig met dagelijkse werkzaamheden en vindt niemand tijd om mee te werken aan de ERP implementatie. Gebrek aan inzet en steun van de top is dan ook een reden waarom veel implementaties mislukken.

5. Niet Investeren in de lange termijn

Wees realistisch over de geraamde kosten bij uw ERP selectie. U doet een investering in het verbeteren van uw bedrijf. Dus,  genoeg geld uitgeven is belangrijk maar de sleutel is het kiezen van de juiste ERP-software en de juiste partner die u zal voorzien van een snelle en doeltreffende uitvoering, hoge ROI en lage TCO na de implementatie. Het is verleidelijk om te kiezen voor de laagste kosten, maar dat is niet verstandig. Goedkoop kan snel duurkoop worden op de lange termijn. Wees sceptisch als een offerte veel lager uitvalt dan bij concurrenten. Als iets te mooi is om waar te zijn dan is het meestal zo.

Gebruik uw intuïtie en kijk voor toepassingen die uw primaire strategische doelen ondersteunen. Werk binnen uw budget, maar zorg ervoor dat u vooraf weet wat u krijgt. Bepaal hoe u ROI meet en bespreek met de leverancier wanneer realistisch kan worden verwacht dat dit gerealiseerd kan worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *