Wat is een ERP Systeem

Een ERP systeem, of Enterprise Resource Planning systeem, is een uitgebreid ICT systeem waar verschillende zakelijke processen mee kunnen worden ondersteund. Het is het middelpunt waar verschillende applicaties aan worden gekoppeld. Een paar voorbeelden hiervan zijn:

  • Customer relationship management (CRM)
  • Human resource management (HRM)
  • Supply Chain management (SCM)
  • Financieel management
  • Manufacturing Resource Planning (MRP)

ERP Software werkt met één centrale database waardoor alle gegevens van het bedrijf terecht komen in hetzelfde systeem. Dat betekent dat als een medewerker data invoert in de customer relationship management (CRM) module, deze direct zichtbaar is voor alle gevoegde gebruikers. Alle afzonderlijke applicaties worden door het ERP als het ware gekoppeld en geïntegreerd.

Wat zijn de voordelen van ERP Software?

Natuurlijk bespaart het veel tijd wanneer alle gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd. Dit is echter slechts een van de vele voordelen. De doorlooptijd van order tot levering kan aanzienlijk worden ingekort.

Voorbeeld
Een voorraadbeheersysteem slaat precies op welke hoeveelheden van welke producten nog beschikbaar zijn. Op het moment dat een sales agent een verkoopgesprek heeft met een potentiële klant, dan kan hij direct in zien of de gewenste producten makkelijk leverbaar zijn of niet. Het CRM systeem wordt dus verrijkt door andere modules in het ERP. Aan de andere kant worden de door hem ingevoerde gegevens beschikbaar voor andere afdelingen. Inkoop en productie kan bijvoorbeeld koopgedrag van klanten gebruiken om te bepalen welke artikelen op welke momenten het beste verkopen.

Per applicatie zijn er specifieke voordelen te halen door deze te koppelen aan een ERP systeem. Op deze website staat bijvoorbeeld een artikel waarin precies wordt beschreven hoe u waarde creëert door ERP en CRM aan elkaar te koppelen.

Een ERP systeem heeft ook nadelen?

Naast de vele voordelen zijn er natuurlijk ook minder leuke kanten aan een ERP systeem. Het grootste ongemak wordt ervaren als de implementatie niet helemaal goed gaat. Zo een integratie kan erg complex zijn en daarom kunnen er ook fouten worden gemaakt. Het probleem is vaak dat er nogal wat programmeerwerk nodig is om te zorgen dat het systeem goed gebruikt kan worden.

Ieder bedrijf is uniek in haar bedrijfsprocessen. Een ERP moet deze juist ondersteunen en dat zorgt er voor dat deze systemen bijna nooit “out of the box” worden gebruikt. Vooral als een systeem onvoldoende getest is kan het goed mis gaan.

In het voorbeeld hierboven zag u al dat afdeling sales én procurement werken vanuit hetzelfde systeem. Als dit om wat voor reden niet beschikbaar is, ligt uw hele organisatie plat. De schade aan een bedrijf kan flink oplopen. Er zijn beroemde voorbeelden van mislukte ERP implementaties zoals die van Chocoladefabrikant Hersheys en Computerproducent HP.

Maar zelfs als de implementatie goed verloopt is het niet alleen maar feest. ERP systemen vereisen een serieuze investering. Als het goed is verdienen bedrijven deze investeringen tamelijk snel terug. Een goede analyse over de verwachte ROI vooraf is echter belangrijk. De investering hoeft overigens niet alleen maar in geld te zijn. Denk ook aan de investering van tijd en energie in training, onderhoud, IT support en meer. Toch zijn de kosten in geld uitgedrukt waarom de meeste bedrijven afzien van een ERP implementatie. Hierover meer in de volgende paragraaf.

Wat zijn de kosten van een ERP systeem?

Zodra iemand enigszins interesse heeft in een ERP oplossing is de eerste vraag meestal: hoe veel gaat het kosten? Wellicht heeft u zelf al een beetje onderzoek gedaan op internet en dan zult u gemerkt hebben dat het niet eenvoudig is om een simpel antwoord te krijgen op deze (ogenschijnlijk) simpele vraag.

De reden hiervoor is dat de kosten enorm uit elkaar lopen. Dit komt doordat ERP software altijd aan moet sluiten op de specifieke wensen van een bedrijf. Als u zelf erg klein bent en u wilt alleen uw webshopje beheren dan bent u wellicht voor een paar tientjes per maand klaar. Dit ligt natuurlijk anders bij een grote producent van metaal. Niet alleen heeft het een stuk meer gebruikers, maar er moeten ook koppelingen komen met productiemachines.

In het artikel de kosten van erp wijden wij al erg uit over dit specifieke onderwerp dus als u hier uitgebreide informatie over wilt vinden kunt u het beste dat artikel lezen. In het artikel gebruik ik de metafoor van een vakantie.

Als u naar een reisbureau gaat en vraagt “hoe veel kost een vakantie?” dan zult u waarschijnlijk geen (zinnig) antwoord krijgen. Eerst moet duidelijk zijn wat u precies zoekt. Met hoeveel mensen reist u? Waar wilt u heen? Hoe lang wilt u blijven? Etc. De goedkoopste vakanties beginnen vanaf tientallen euro’s terwijl wereldreizen tienduizenden euro’s kunnen kosten.

Zo gaat het ook met ERP systemen. Doordat de kosten worden bepaald door veel verschillende factoren is het lastig om (zonder kennis van uw wensen en bedrijfsprocessen) een indicatie te geven wat u kwijt gaat zijn aan een ERP systeem. Wat in ieder geval de kosten voor het grootste deel bepalen zijn:

  1. Het aantal gebruikers
  2. De complexiteit van de bedrijfsprocessen
  3. De gewenste functionaliteiten
  4. Het benodigde maatwerk
  5. De keuze tussen Cloud, Hosted of On-premises ERP.

Dat is allemaal leuk en aardig, maar nu heeft u nog steeds geen antwoord op uw vraag hoeveel een ERP systeem ongeveer kost. Hoewel wij dus willen benadrukken dat een goede schatting geven onmogelijk is kunt u denken aan een implementatiebudget tussen de 2000 en 10 000 euro per gebruiker voor een middelgrootbedrijf.

Over het algemeen zijn minder ingewikkelde functionaliteiten nodig voor zakelijke dienstverleners en daarom liggen de kosten per gebruiker wat lager. Productiebedrijven zijn over het algemeen het meeste geld kwijt omdat de processen binnen deze sector nogal complex zijn. Handelsondernemingen zitten hier dan weer een beetje tussen in.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *