Is ERP voor MKB?

Wanneer ik kleinere bedrijven spreek over ERP, hoor ik vaak dezelfde uitleg waarom dit niet geschikt is voor hun organisatie. Meestal is het een van de volgende redenen:

  • ERP is te ingewikkeld.
  • Mijn bedrijf is te klein voor ERP.
  • Het lukt mij ook prima zonder.
  • ERP systemen kosten te veel geld.

Hoewel ERP software zeker niet voor iedereen evenveel waarde heeft, blijken bij 9 van de 10 bedrijven verkeerde opvattingen te bestaan over ERP. Hierdoor gooien zij te vroeg de handdoek en proberen zonder ERP systeem vooruit te komen. Dat is vaak een gemiste kans. Wellicht was het vroeger niet eenvoudig voor kleinere bedrijven om een ERP systeem te implementeren, maar die tijd is echt voor bij. Vooral met de introductie van Cloud gebaseerde ERP systemen zijn er uitstekende oplossingen beschikbaar voor het MKB.

 

Hoe kiest ik een ERP voor MKB?

Zoals bij alle ERP implementaties, moeten ook kleinere bedrijven beginnen met een kritische analyse wat u moet het ERP systeem wenst te bereiken.

De meeste kleine bedrijven hechten bij een ERP systeem meer waarde aan flexibiliteit dan aan controle. Dat is ook logisch: binnen een klein bedrijf vervullen werknemers vaak meer rollen dan bij grotere ondernemingen. Denk aan een simpele webshop: de eigenaar handelt klantcontacten af in het ERP en wil dan direct eventuele prijsaanpassingen doen, bestellingen kunnen plaatsen en de administratie bijwerken. Als er te veel modules zijn waar niet makkelijk tussen geschakeld kan worden dan leidt dit alleen maar tot irritatie bij de gebruiker van het ERP systeem.

Welke eigenschappen van ERP zijn voor kleine bedrijven belangrijk?

Over het algemeen heerst onder kleinere bedrijven de grootste tevredenheid over ERP systemen die uitblinken in:

  • Implementatiegemak
  • Zelfondersteuning: in house IT support niet erg nodig
  • Minimaal vereist training
  • Gebruiksgemak
  • Lage kosten
  • Modulaire opbouw
  • Makkelijk zelf aan te passen

Natuurlijk zouden grote ondernemingen deze voordelen ook graag terug zien in hun ERP, maar het gaat over het stellen van prioriteiten. Door de lage kosten en focus op gebruiksvriendelijkheid, zullen vaak minder uitgebreide functionaliteiten beschikbaar zijn. Ook de rapportage mogelijkheden zijn dan beperkter.

Kiest u Cloud of On-premises ERP?

Wanneer u een ERP systeem gaat kiezen moet u ook nadenken of u een on-premises of Cloud ERP oplossing kiest. Ik zal niet uitweiden over alle verschillen van de opties, maar het komt er op neer dat bij on-premises ERP het systeem wordt geïnstalleerd op uw eigen hardware. Cloud ERP draait op de server van de leverancier. U heeft dan altijd een goede internetverbinding nodig om het ERP te kunnen gebruiken.

Over het algemeen zijn on-premises ERP meer uitgebreid aan te passen en geven u meer controle over het systeem. Daarentegen is voor Cloud ERP minder in-house IT support nodig, is makkelijker te implementeren en is de initiële investering een stuk lager. U moet wel bedenken dat u per maand meer kwijt bent voor een licentie dan bij een on-premises implementatie. Er zijn overigens ook on-premises systemen die zich specialiseren in het MKB segment. Toch blijken veel kleine gebruikers te kiezen voor een Cloud oplossing.

Het gevaar van “gratis” ERP.

Veel bedrijven hebben wel eens gehoord over “Open source ERP” en zijn onder de indruk dat dit een gratis alternatief is voor dure commerciële systemen. Dit is lang niet altijd het geval. Ten eerste betekent “open source” niet per definitie gratis. Het enige wat dit aangeeft is dat de code waarop het ERP systeem is gebaseerd vrij beschikbaar is voor iedereen die er mee wilt programmeren. Dit is het tegenovergestelde van “gesloten ERP systemen” (zoals SAP en Microsoft en veel meer) die hun broncode alleen intern beschikbaar stellen voor een select aantal bevoegden.

Doordat de broncode van een open source ERP systeem vrij beschikbaar is, kán dit worden gebruikt om eigen ERP modules of aanpassingen te programmeren. Dat vergt echter veel programmeerwerk wat verre van gratis is. Daarnaast zijn er veel partijen die zelf modules en functionaliteiten voor een open source code hebben ontwikkeld. Dit zijn echter commerciële partijen waarvoor gewoon betaald moet worden.

Juist gezien het feit dat kleine bedrijven niet eindeloos tijd kunnen vrijmaken van hun IT afdelingen, is een volledig open source ERP niet altijd de juiste oplossing. Bij veel ERP systemen bestaat er echter een “basisversie” van het ERP systeem die gratis kan worden gebruikt. Soms is hier helemaal geen programmeerwerk voor nodig en heeft u dus daadwerkelijk een gratis systeem.

Meestal betekent het echter dat u dan nogal beperkt bent in functionaliteiten en al helemaal in support. Het is niet dat wij u willen afraden om open source ERP te implementeren. Het kan nog steeds veel geld schelen. Denk echter niet te makkelijk over dit soort “gratis” systemen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *