Kosten ERP Systeem

Wat moet een ERP Systeem kosten?

Wanneer u nadenkt over een ERP systeem is natuurlijk een van de eerste dingen die u wilt weten: hoe veel gaat een ERP Systeem kosten?

Ik hoop niet dat u veel tijd heeft verspilt aan zoektochten op het internet, want hier is erg weinig informatie over te vinden. Dat is overigens niet zo vreemd. De kosten van een ERP implementatie lopen enorm uiteen. Dit komt omdat deze kosten volledig afhangen van de achtergrond en wensen van een organisatie.

Wat dat betreft kunt u het vergelijken met het boeken van een vakantie. Het lukt u ook niet om op Google te zoeken naar “Hoe veel kost een vakantie?”. Probeer het maar, u krijgt geen antwoord op uw vraag. Dit komt omdat er, net als bij een ERP implementatie, gewoon te veel factoren van invloed zijn op de kosten. Waar gaat u heen? Hoeveel luxe wilt u? Hoe lang gaat u weg? Hoeveel mensen neemt u mee?

In dit artikel zullen wij proberen duidelijk te maken welke variabelen de totale kosten van een ERP systeem bepalen. Omdat wij ook begrijpen dat u gewoon een bedrag in Euro’s wilt weten zullen wij een rekenvoorbeeld geven.

De opbouw van de Total Costs of Ownership

Bedrijven die geen ervaring hebben met ERP neigen bij het vergelijken van de prijzen vooral te kijken naar de licentiekosten. Dat is veel te kortzichtig. Het enige waar u op moet letten is de Total Cost of Ownership. De licentiekosten zijn daar slechts een klein onderdeel van.

Om het zo duidelijk mogelijk op te bouwen hebben wij een onderscheid gemaakt tussen zogenaamde “directe” en “indirecte” kosten. Wij zullen het eerst hebben over de directe kosten. Dit zijn de kosten zich direct voor doen als u een ERP systeem wilt implementeren. Denk hierbij aan de licentiekosten, het maatwerk etc.

Directe kosten ERP systeem:

A. Licentiekosten
1. Het aantal gebruikers: hoe minder hoe goedkoper
Bij de kosten van een ERP systeem kunt u er van uitgaan: hoe groter de onderneming hoe hoger de kosten voor implementatie. Dit komt in de eerste plaats door het aantal gebruikers. Het is wellicht voor de hand liggend, maar hoe meer mensen het ERP systeem gaan gebruiken, hoe hoger de kosten zullen worden. Het is zelfs zo dat de meeste ERP leveranciers hun totaal prijzen 1-op-1 baseren op het aantal gebruikers. Het gaat hier uiteraard over het aantal gebruikers dat op hetzelfde moment moet kunnen werken met het systeem.

2. De functionaliteiten: Hoe simpeler hoe goedkoper
Sommige bedrijven hebben minder functionaliteiten nodig dan andere. Een klein web winkeltje heeft geen behoefte aan diepgaande modules voor het analyseren van looproutes binnen het magazijn. Bij een groothandel met veel goederenverkeer kan dit echter het verschil betekenen tussen winst maken of verlies draaien. De complexiteit van bedrijfsprocessen speelt dus een belangrijke rol in de kosten van een ERP systeem. Dit verklaart ook de grote verschillen in kosten voor ERP tussen sectoren. Zakelijke dienstverleners hebben vaak minder ingewikkelde en dus ook goedkopere modules nodig dan productiebedrijven.

3. Add-ins van specialisten: Iemand een module voor raamkozijnen nodig?
Grote ERP leveranciers ontwikkelen aan de lopende band nieuwe functionaliteiten. Het is echter niet mogelijk om met alle wensen van alle bedrijven rekening te houden. Wanneer u een ERP systeem wil gebruiken voor zeer specifieke toepassingen dan zijn hier meestal geen kant-en-klare oplossingen voor. Hiervoor moet u bij ontwikkelaars zijn die speciaal oplossingen maken voor uw niche markt.

Ik kwam laatst bijvoorbeeld een bedrijf tegen dat zich specialiseert in ontwerpsoftware voor raamkozijnen (voorzichtigheidshalve noem ik maar geen namen, maar ze zijn te vinden als u zoekt op “ERP voor raamkozijnen”). Dit is niet zo maar een standaard CAD module die met ERP kan worden geïntegreerd. Het houdt rekening standaardmaten, regelgeving, best practice voor technische tekeningen etc. De tijd die het kost om een op maat gemaakt kozijnen volledig te ontwerpen en productie klaar te maken kan daarmee aanzienlijk worden ingekort.

Dit soort softwaretoepassingen zullen nooit zelf door een grote ERP leverancier ontwikkeld worden. Als u dus wilt dat de module onderdeel wordt moet u de externe ontwikkelaar ook vergoeden. Dat kan prijzig zijn. Ook moet de software geïntegreerd worden met een ERP systeem, waarvoor bijna altijd een stuk maatwerk nodig is.

4. Kiest u voor Hosted, on-premise of online ERP?
Een van de belangrijkste overwegingen is de keuze tussen tussen hosted, on-premise of online (cloud) ERP. Bij de eerste twee opties (hosted en on-premise) koopt u over het algemeen licenties. Dit betekent dat de initiële kosten erg hoog zijn, maar daarna bent u van de licentiekosten af (u kunt nog wel moeten betalen nog wel voor upgrades en onderhoud). Bij Online ERP is zo een investering niet nodig.

Over dit onderwerp zou ik eerlijk gezegd nog uren door kunnen schrijven, maar het is niet passend om hier in dit artikel te uitgebreid op in te gaan. Hiervoor zullen aparte artikelen worden geschreven.

B. Maatwerk: Wie gaat veranderen, u of het ERP systeem?
U kunt een ERP systeem alleen maar succesvol gebruiken als deze goed aansluit op uw bedrijfsprocessen. Aan de ene hand zal u de manier van werken aanpassen aan het nieuwe systeem. Het idee is immers dat uw bedrijfsprocessen veranderen: u wilt deze efficiënter maken? Dit betekend echter niet dat u alle werkzaamheden volledig aanpast aan het nieuwe systeem. Het ERP moet tot op zekere hoogte “op maat gemaakt worden” om aan uw behoeftes te voldoen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de koppeling die moet plaats vinden met de bestaande infrastructuur.

De hoeveelheid aanpassingen die nodig zijn om een ERP op maat te maken verschilt sterk van bedrijf. In de praktijk zien wij dat kleine bedrijven minder moeite hebben om een ERP systeem te gebruiken zonder veel aanpassingen. Als een bedrijf groter wordt ligt dat anders. Er mag niet een te grote verstoring plaats vinden in de dagelijkse werkzaamheden.

C. Investeringen in technische infrastructuur.
De keuze tussen on-remise, hosted of cloud ERP heeft ook een grote invloed hoeveel u moet investeren in uw eigen IT. Bij on-premise draait een ERP systeem op uw eigen servers, en het kan zeer kostbaar zijn om de kwaliteit van uw hardware op het juiste niveau te brengen.

Bij Cloud ERP heeft u dat probleem niet. Het systeem draait volledig op de server van de leverancier. Dit doen de aanbieders natuurlijk niet gratis. Mede door deze kosten zijn de licentiekosten voor Cloud ERP vele malen hoger dan bij andere implementaties.

Verder willen aanbieders van online ERP systemen doen geloven dat er helemaal geen initiële investering nodig is. Dat is niet waar. Natuurlijk zorgt de leveranciers voor de grootste kosten van hardware, maar u moet zelf ook maatregelen treffen die veel geld kosten.

Zo moet u zorgen dat er regelmatig en betrouwbare back-ups worden gemaakt van uw gegevens. Hiervoor kunt u investeren in een reserve cloud dienst of hardware aanschaffen waar de opgeslagen gegevens veilig worden bewaard. Daarnaast bent u bij cloud ERP volledig afhankelijk van uw internetverbinding. U moet dus zorgen dat u razendsnel en betrouwbaar internet heeft. Ook dit kan aardig in de kosten lopen.

D. Training van uw personeel en projectmanagement
Het implementeren van een ERP systeem heeft een grote impact op uw organisatie. Dat is natuurlijk ook de bedoeling: u wilt immers dat uw werknemers efficiënter gaan werken. Het is echter cruciaal dat u uitgebreide training geeft aan de toekomstige gebruikers van het systeem. Er zijn talloze voorbeelden te noemen waar de productiviteit dramatisch daalde na de “live gang” van het nieuwe ERP systeem. Pas nadat de gebruikers het nieuwe systeem helemaal onder controle hadden, werd er efficiënter en beter gepresteerd.

Zo een daling in productiviteit kan erg veel geld kosten. Veel méér dan dat u kwijt bent aan het adequaat scholen van uw personeel. Dit brengt echter natuurlijk wel een investering met zich mee in kosten en in tijd.

Indirecte kosten

Zoals in de introductie aangegeven zijn er ook kosten die zich na een tijdje pas manifesteren. Natuurlijk lopen veel directe kosten gewoon door, zoals licentiekosten bijvoorbeeld. Deze indirecte kosten worden over het algemeen óf totaal niet meegenomen in de kostenvergelijking van ERP óf ze worden onderschat. Zorg dus dat u goed let op de volgende kostenposten.

A. Onderhoud software en support
Het bedrijfsleven en technologie is constant in beweging. Wanneer uw bedrijf verandert, veranderen de behoeftes van een ERP systeem mee. Het is dus belangrijk dat u goed nadenkt over mogelijke upgrades en nieuwe releases die de leveranciers zal uitbrengen. Ook de kosten die hiermee gemoeid zijn kunnen hoog oplopen. Zorg dus dat u goed nadenkt in hoeverre er extra betaald moet worden voor upgrades en uitbreiding van het systeem.
Vooral bij on-premise ERP implementaties is het niet eenvoudig om over te stappen naar een nieuw systeem. U heeft immers al een aanzienlijke initiële investering gedaan bij de aanschaf, en deze verdient zich alleen terug als u een lange tijd het ERP zal gebruiken.

B. Onderhoud Hardware
Het onderhouden van uw IT infrastructuur zal altijd een belangrijke kostenpost blijven wanneer u een ERP systeem heeft geïmplementeerd. Zo zullen bij on-premise veel moeten worden geïnvesteerd om uw hardware up-to-date te houden. Denk hierbij ook aan de nodige beveiligingsmaatregelen. U bent bij een on-premise implementatie zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van uw data en internetcriminelen worden iedere dag slimmer. Het vereist een constante inspanning om het systeem te beveiligen.

Rekenvoorbeeld van totale kosten ERP systeem

Natuurlijk is het interessant om precies te weten op welke kosten u moet letten, maar ik kan mij voorstellen dat u toch een indicatie wilt van wat u precies kan verwachten. De volgende cijfers zijn geleend van een onderzoek onder iets minder dan 1700 bedrijven dat is uitgevoerd door de Aberdeen Group. Als u het volledige verslag wilt weten kunt u dit artikel hier direct lezen.

In een helaas wat gedateerd onderzoek onderzocht de Aberdeen Group wat een bedrijf per grootte aan totale kosten kan verwachten. Het onderzoek stamt uit 2007, en het is dan misschien interessant om te melden dat de gemiddelde prijzen in Amerika (waar dit onderzoek plaats vond) van 2007 tot 2014 met in totaal 12,74% waren gestegen.

Zoals u kunt zien hangt de prijs af van de grootte van een onderneming. Deze wordt hoger naarmate bedrijven groeien. Per gebruik valt dat echter mee en kunt u juist zijn dat de kosten eerst stijgen, en daarna afnemen.
Zoal in de introductie al aangegeven zijn de totale kosten voor de software slechts een deel van de kosten. Over het algemeen zijn de gemiddelde kosten per gebruiken voor de software iets meer dan de helft van de totale kosten. Het overige deel wordt besteed aan onderhoudskosten en aanvullende dienstverlening zoals maatwerk en training.

Een kritische noot bij het onderzoek moet worden gemaakt. Er is hier geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen de keuze voor cloud, hosted of on-premise. Ook zijn de bedrijven niet per sector ingedeeld. Dit kan een grote impact hebben op zowel de hoogte van de kosten en de verdeling tussen de kosten die direct aan software worden besteed en die kosten voor additionele diensten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *