Voordelen van ERP Software

Voordelen van ERP Software

Als u op zoek bent naar informatie over ERP systemen dan is er geen gebrek aan leveranciers die u proberen te overtuigen van de voordelen van ERP. Zij benadrukken hier altijd waarom hún systeem zo geweldig is. Hoewel zij niet per se altijd oneerlijk zijn, is het ook belangrijk om een ongekleurd overzicht te hebben van alle voordelen die ERP uw organisatie kan bieden. Dat is precies wat wij proberen te bereiken in dit artikel.

Laten eerst nog even benoemen wat ERP precies doet. Een ERP systeem integreert alle praktische IT systemen die door een organisatie wordt gebruikt ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan processen als: planning, magazijn- en voorraadmanagement, finance, sales en marketing etc.

In plaats van alle systemen los te gebruiken wordt er nu vanuit één centrale plek gewerkt. Dit betekent ook dat er één centrale database die door alle werknemers wordt gebruikt. Het gebruik van slechts één database heeft veel voordelen. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste voordelen van ERP.

1. Real-time overzicht van de bedrijfsprocessen.

Zodra er gegevens worden ingevoerd in het ERP systeem dan zijn deze zonder vertragen – real time – zichtbaar voor iedereen die daar bevoegd door is. Als u constant met gedateerde data werkt dan merkt u veel minder snel op wanneer er iets mis gaat.

Denk bijvoorbeeld aan gegevens die worden ingevoerd door magazijnmedewerkers. Wanneer zij aangeven dat een product zojuist is uitverkocht, dan is dat handig als uw verkoopafdeling dit direct weet. Deze kunnen het vervolgens communiceren naar klanten waardoor u geen loze beloftes doet over levertijden.

2. Geavanceerde rapportages mogelijk

Omdat alle bedrijfsprocessen met elkaar kunnen worden verbonden zijn er veel betere rapportages mogelijk. U krijgt een bedrijfsbreed beeld van het presteren van de onderneming. In plaats van verkoopcijfers alleen te analyseren om te zien hoe veel omzet uw verkopers hebben opgehaald kunt u nu ook kijken naar marges (door informatie uit procurement) die op verkochte producten zijn behaald. Ook kunt u het aantal retourproducten koppelen aan bijvoorbeeld sales-agents.

3. Modules versterken elkaar via ERP

De integratie van verschillende modules in één systeem zorgt er ook voor dat deze elkaar “versterken”. Vooral het samenspel tussen ERP en CRM verdient een eervolle vermelding. Zo kan uw finance afdeling betalingsgegevens koppeling aan klantenprofielen. Uw verkopers kunnen rekening houden met het feit dat bijvoorbeeld een klant nog rekeningen hebben openstaan. Hier is een speciaal artikel voor geschreven dit u hier kunt vinden.

4. Dataveiligheid

Veel bedrijven zijn huiverig om hun data op één plek op te slaan (in het ERP) omdat zij bang zijn dat data kwijt raakt, gestolen wordt of gewoon niet beschikbaar is. Hoewel ik mij de zorgen kan voorstellen is dataveiligheid juist één van de voordelen van ERP. Het beschermt vaak vele malen beter dan wanneer u gegevens op verschillende plekken in excel sheets heeft slaat.

Dataveiligheid is een topprioriteit van ERP leveranciers. Zij weten dat een “security breach” onherstelbare reputatieschade kan betekenen. Precies hierom investeren leveranciers veel om te zorgen dat alles goed beschermd is. Daarbij kunt u zelf maatregelen nemen om de risico’s te beperken. Een goed ERP systeem biedt de mogelijkheid om makkelijk back-ups te maken die u zelf off-line kunt opslaan.

5. Instellen en stroomlijnen van workflows

Het implementeren van ERP wordt vaak gedaan om werkwijzen van medewerkers te standaardiseren en te vereenvoudigen. Dat is overigens dezelfde reden waarom er intern wel eens weerstand kan zijn tegen een ERP implementatie. Niet vaak hebben mensen zin om een nieuwe manier van werken aan te leren. Zij menen (vaak ten onrechte) deze nieuwe manier “omslachtiger” of “ingewikkelder” is. Doordat iedereen op eenzelfde manier werkt is het veel makkelijker om bepaalde kwaliteitsstandaarden te halen.

6. Automatiseren van bedrijfsprocessen

Naast het standaardiseren van de manier van werken, lukt het met een ERP systeem ook om werkwijze te standaardiseren. U vraagt zich misschien af wat het verschil is, maar dit is een apart voordeel van ERP.

De automatisering neemt echt werk uit handen van uw werknemers. Denk aan automatische reminders als de voorraden van een product onder een bepaald niveau komen. Dat hoeft nu niet meer per e-mail door een magazijnmedewerker te worden doorgegeven maar gaat volledig automatisch.

Er zijn nog talloze andere voordelen van ERP te benoemen. Hier boven staan echter de meest belangrijke. Heeft u een suggestie over een van de voordelen van ERP die ik over het hoofd heb gezien? Laat dan a.u.b. een reactie achter dan duik ik er gelijk even in!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *